プレゼントやSNS、コンテストなどを使って商品やサービスの認知度を上げ、販売を促進するためのキャンペーン。こういったキャンペーンを実施する際には、必ず「キャンペーン事務局」が設置されます。この「キャンペーン事務局」では、見えないところで、複雑な業務が行われ、キャンペーンの成功を支える重要な役割を担っています。今回はキャンペーン事務局の業務や仕組みについて解説します。

キャンペーン事務局とは？

キャンペーンの実施に伴い、様々な業務を行う組織です。近年SNSの台頭により、キャンペーンの手法も多様化しており、応募方法も様々です。また、業務は多岐にわたり、内容によっては専門知識も必要とされます。キャンペーンの概要については以下で解説しています。
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キャンペーンの応募方法

・Webサイト
専用のキャンペーンサイトを設置し、応募フォームを開設します。参加者は必要事項を入力し、アンケートに回答したり、購入した商品のレシート画像をアップしたりして、参加します。インターネットが使える環境であれば、誰でも参加できるため、応募者が増えやすい傾向にあります。
・SNS
XやInstagramなどのSNSを使い、キャンペーン対象商品に「いいね」や「シェア」、企業が指定した「ハッシュタグ」などをつけて投稿します。SNS利用者のみに参加が限られてしまいますが、キャンペーンに参加していないユーザーにも広く拡散される可能性があります。
・はがき応募
参加者はクイズの答えやキーワードを書いたり、商品についている応募券を貼ったりして、はがきを送ります。昔ながらの方法ですが、WebやSNSに慣れていない層には好まれます。

キャンペーン事務局の業務

キャンペーン事務局では、企画立案から運営、窓口対応や商品発送まで多くの業務に対応しています。またキャンペーンの応募方法により、対応すべきことが分かれます。

① 企画立案
どんなキャンペーンにするのか？キャンペーンの応募方法はどうするか？告知方法はどうするか？
などキャンペーンの実施事項について詳細を決めていきます。

② マニュアル作成
キャンペーンで発生する業務を洗い出します。そこから、担当者の選定、ワークフローなどの情報をまとめた業務マニュアルを作成し、業務を整理します。

③ 応募受付・問い合わせ対応の整備
キャンペーンサイトの作成や私書箱の設置、キャンペーンに関する問い合わせに対応するための、連絡先を取得し、人員を配置します。

④ 景品準備
当選商品の選定を行います。

⑤ 応募受付対応
キャンペーンサイトの運用や応募データの集約、私書箱への確認作業やはがきの仕分け等を行います。キャンペーン中は、専用のスタッフが参加者のメールや電話での問い合わせに対応します。

⑥ データ集計・当選者対応
キャンペーン参加者のデータをとりまとめ、応募条件が満たしているか確認を行います。その後、参加者のリストを作成し、抽選を実施。当選者の決定や当選者への直接の連絡も対応します。

⑦ 発送業務
当選者に対して景品や商品を発送します。

⑧ 報告書作成
キャンペーン終了後に結果を分析し、実施報告書を作成します。

キャンペーン事務局の役割は、キャンペーンの成功に欠かせないものです。多岐にわたる業務を同時に進行し、個人情報の取扱いや問い合わせ対応など、専門知識を要するものも多々ありますが、細やかな業務と確実な管理が参加者の満足度を高め、ブランドの信頼性を築きます。これからキャンペーンを計画し、事務局の設置を検討する際には、しっかりとした運営体制を整えることが必要です。