学校案内パンフレットは、デザインが完成すれば終わりではありません。実際には、校内の役割分担や予算配分、完成後の活用方法まで考えることで、より効果的な広報ツールになります。
後編では、制作をスムーズに進めるための体制づくりと、完成後の活用方法について解説します。

④学内体制と制作会社との役割分担を決める

制作会社へ依頼する範囲は、学校の体制によって異なります。企画や構成から依頼する方法もあれば、学校側で原稿を用意し、デザインと印刷のみを依頼する方法もあります。学校案内には、広報部門だけでなく、学科や入試、進路など複数の部署が関わります。そのため、制作を始める前に役割を決めることが大切です。確認する項目と責任者を分けると、意見をまとめやすくなります。

特に注意したいのが、校正の進め方です。校正とは、デザインを確認する以外に情報の過不足や全体の構成、また文章や写真、数値などを確認することです。ページ全体に関わることは必ず原稿の段階で確定させておきましょう。また、毎回すべての項目を確認するのではなく、校正の段階ごとに確認内容を整理しておくことも重要です。大事な確認を後回しにすると工程全体に影響が及び、最終的には誤表記や情報漏れにつながる恐れがあります。

⑤制作会社に相談する前に

いよいよ制作会社との打ち合わせです。
相談前には、次のような情報を整理、共有しておくと制作会社から具体的な提案を受けやすくなります。

・制作の目的
・現行版で感じている課題
・学校側で用意できる原稿や写真
・掲載内容や学科構成の変更予定
・校正・確認の進め方
・サイズ、ページ数、数量などの仕様
・想定している予算感
・希望する納品時期

すべてを決めてから相談する必要はありません。
決まっていることと、判断に迷っていることを分けて事前に制作会社に共有することが大切です。

⑥予算に合わせて掲載内容と媒体の役割を整理する

学校案内の制作費には、企画、取材、撮影、デザイン、印刷などが含まれます。予算が限られている場合は、次のような方法を検討できます。
・ページ数を抑え、詳しい情報はWebへ誘導する
・撮影する対象や日数を絞る
・毎年変わる情報を別冊やWebに分ける
・課題の大きいページから優先して見直す
・加工よりも企画、構成、写真に予算を配分する

意外と見落とされがちですが、想定以上の修正回数が発生すると追加費用がかかる場合があります。また、スケジュールの遅れは制作コストの増加につながることもあります。決められた確認期間の中で円滑に進行することも、予算管理の重要なポイントです。
また、すべての情報をパンフレットだけで伝える必要はありません。学校案内パンフレットだけでなく、WebサイトやSNS、動画など複数の媒体を組み合わせて情報発信する学校が増えています。それぞれ得意な役割が異なるため、媒体ごとに伝える内容を整理することが重要です。

⑦完成後の活用と効果確認

学校案内は、納品して終わりではありません。資料請求やオープンキャンパス、進学相談会など、どのように活用し、次の行動につなげるかまで考えます。効果測定は成果を確認するだけでなく、次年度へ向けた改善点を見つけるためにも重要です。掲載情報の更新履歴も残しておくと、次年度の制作をスムーズに進められます。
学校案内パンフレットを制作する際は、まず目的を明確にし、スケジュールや掲載内容の整理、原稿作成の進め方など、学内の制作体制を整えておくことが重要です。こうした土台作りが、質の高いパンフレット制作につながります。